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10 tips para aprovechar al máximo el tiempo como expositor en un evento

 

Dentro de una exposición, participando activamente con un espacio de exhibición, uno de los activos más importantes y más escasos que tenemos es el TIEMPO.

Una feria empresarial o comercial, siempre cuenta con un tiempo límite. A diferencia de tener un local, o tienda física o en internet, una de las "desventajas" que tiene un evento, es que solamente dura uno, dos o tres días por lo regular. Al mismo tiempo, esto se convierte en una gran ventaja, ya que se crea un sentido de urgencia en las personas que van a asistir, ya que en un solo lugar puede ver diferentes propuestas de posibles proveedores o aliados, sin tener que desplazarse o conectar de forma compleja. 

Debido a esto, es de vital importancia que el expositor sepa cómo aprovechar el tiempo dentro del evento, ya que es una oportunidad inigualable de poder conectar con una gran cantidad de personas en esos dos o tres días que dure el evento. 

A continuación, detallo 10 tips que pueden ayudar a saber cómo ser eficientes dentro del evento, participando como expositor: 

1. Asiste a eventos, antes de decidirte a participar como expositor. 

Todos alguna vez somos nuevos en el mundo de las ferias y exposiciones. No importa a qué edad comiences, o en qué momento profesional estés, siempre hay una primera vez. 

Antes de embarcarte en la tarea de participar en un evento como expositor, es muy conveniente que asistas a los eventos de tu localidad, algunos de tu propio giro y también de industrias diferentes. Ahí te podrás dar cuenta desde el principio de lo que se hace por parte de la organización de los diferentes eventos, así como por parte de los expositores. Verás ideas que a futuro puedes incorporar a tu posible participación como expositor en ferias y exposiciones. 

2. Escoge el evento adecuado para tu empresa.

El evento más adecuado no necesariamente es sólo el giro de industria al que perteneces. De primera instancia puedes pensar que si tu empresa es de artículos promocionales por ejemplo, tendrías que participar solamente en eventos de publicidad, lo cual es directamente relacionado con tu giro. 

Sin embargo, además del giro publicitario, puedes ser más creativo y quizás participar en algún evento relacionado por ejemplo con la industria de restaurantes. En ese evento muy probablemente no encontrarás otras empresas que hagan artículos promocionales (o al menos habrá menos opciones que en un evento publicitario), y tendrás más opción de captar la atención de los asistentes. En ese tipo de eventos, hay que pensar en el público meta, y llevar los productos y servicios orientados a esa industria. Es una gran opción a explorar. 

3. Prepárate antes del evento. 

Antes del evento, investiga la cantidad y tipo de asistentes que van a ir, prepara tu material publicitario que vas a entregar (puede ser físico o electrónico), platica con tu equipo de personas que estarán en el stand para estandarizar el tipo de información que suministrarán a los visitantes. 

A final de cuentas, como hemos comentado tendrás tiempo limitado para atender a una multitud de clientes en estos dos días, por lo que deberás tener a la mano todas las herramientas y materiales necesarios para optimizar la interacción con tus visitantes. 

4. Establece las actividades que realizarás dentro de tu stand al momento de atender a los clientes. 

Platica antes del evento con tu equipo, para saber las actividades que harán para llamar la atención de los clientes, puede ser algo en forma creativa: desde tener videos explicativos con una pantalla, hasta tener activaciones más completas, juegos para tus visitantes para que interactuen con tu marca... En fin, piensen en cosas que estén de acuerdo a la filosofía de su empresa, y que además llamen la atención de sus visitantes. 

Si son una empresa muy seria o formal, quizás no se puedan realizar actividades demasiado extravagantes, pero siempre hay lugar para la creatividad, sin necesariamente costar mucho dinero. 

5. Capta correctamente los datos de los visitantes. 

En este punto quiero que te detengas y lo reflexiones mucho: la base de datos de tus prospectos es LO MÁS IMPORTANTE que te vas a llevar de un evento, sobre todo en las primeras participaciones que tengas en ferias y exposiciones. Esta base de datos es el ORO MOLIDO de la exposición. Tienes la oportunidad de captar los datos de los prospectos, con su permiso, lo cual es fundamental para la comunicación posterior que tendrás con ellos. 

Vas a conocer gente con la que nunca has tenido contacto anteriormente, que nunca han sabido de tu existencia ni de tu empresa o tu marca. Además, como hemos mencionado en párrafos, el tiempo con el que cuentas es muy limitado, no sólo para tí, sino también para tu visitante que seguramente desea recorrer todo el evento y ver las diferentes opciones. 

Estos hechos hacen FUNDAMENTAL que captes correctamente los datos de tus clientes, porque quizás en el evento no tengas tanto tiempo para platicar de un proyecto en particular con ellos, solamente es la ocasión de que te conozcan inicialmente, y abras la puerta para la comunicación posterior. 

Te recomiendo que equipes a tu grupo de trabajo con herramientas para este efecto: en cualquier tableta puedes adaptar unos formularios sencillos (con sólo de tres a cinco campos de datos), para que puedas captar los datos de tus clientes y de ser posible pre-calificarlos. Algunos ejemplos de los datos que debes captar son los siguientes: 

  • Nombre (muy necesario). 
  • Correo electrónico (¡¡¡fundamental!!!). 
  • Nombre de la Empresa (deseable). 
  • Giro del negocio. 
  • "Temperatura" del prospecto - Dentro de cuánto tiempo desea realizar el proyecto relacionado con tu producto o servicio. 
  • Espacio para notas u observaciones, para poder anotar cosas que te ayuden a recordar a la persona que te visitó. 

Este tema por sí solo lo trataremos en otro blog de manera exclusiva, debido a la importancia y provecho que podemos sacar de él en los eventos. 

6. Establece horarios con tus compañeros de equipo. 

El participar en un evento de más de un día de duración, puede ser bastante cansado. Debido a esto, es conveniente que se traslapen los horarios, procurando tener a todo el equipo durante las horas en que normalmente hay más gente en el evento. Ese tipo de datos te los puede brindar el comité organizador, y puedes organizarte con tu equipo en horarios que les permitan estar al 100% de efectividad cada uno, y no estén demasiado cansados. Una actitud negativa producto del cansancio, puede dar una mala imagen de tu empresa hacia tu prospecto. 

7. Aliméntate y toma suficientes líquidos durante el evento. 

Parece lógico de primera instancia, pero me ha tocado ver cómo se puede descuidar este aspecto tan fundamental. Normalmente cuando hay mucha gente durante el evento, es normal que estemos tan metidos en las explicaciones y emocionados con ver a cada prospecto, que descuidemos el alimentarnos y tomar líquidos. Nuestro cuerpo a final de cuentas es una "máquina orgánica", requiere de combustible para funcionar correctamente, y si no se lo damos, nos puede también provocar cansancio, deshidratación o simplemente reflejar una mala presentación con nuestros clientes. 

Debes estar consciente de estar al 100% durante el evento, y esto incluye la alimentación y toma de líquidos. 

8. Duerme lo suficiente entre los días del evento. 

Es normal que una exposición también sea ocasión de hacer networking, con los diferentes eventos sociales que conlleva. Debes estar consciente que el evento dura 2 o 3 días, y si te pasas de copas en la primera noche del evento, o te desvelas demasiado, vas a reflejar una mala imagen con los prospectos que acudan a tu stand en el segundo o tercer día... Además, el hecho de estar todo el día en un evento, y además como coloquialmente decimos: pasarlo "crudo", es realmente un purgatorio... así que piénsalo bien, recuerda que estás en el evento para representar a la imagen de tu marca, y debes actuar de acuerdo a ello. 

Disfruta de los eventos sociales, pero tómate el tiempo para descansar lo suficiente y dormir para rendir al siguiente día. 

9. Al final de cada día, analiza los resultados y planea el día siguiente. 

Reúnete con tu equipo al final de cada día de evento, platiquen de las experiencias vividas, los prospectos contactados, enriquezcan también las anotaciones que han hecho de los diferentes prospectos como mencionamos en el punto 5 de este artículo. Es más fácil que el mismo día anoten todos los comentarios ya que los traen frescos en la memoria, ya que si esperan a hacerlo días después, es muy probable que se les puedan pasar detalles importantes para cuando se retome el contacto con dichos prospectos. 

10. Después del evento. 

Finalmente, después del evento habrá que aplicar estrategias para contactar a esos prospectos que se generaron, puedes aplicar marketing digital para introducirlos a una base de datos, medir qué interés realmente tuvieron en tu marca, establecer estrategias de "retargeting" para hacerlos fieles a tu marca a medida que pasa el tiempo, y sobre todo brindarles contenido de valor. 

Estos y otros tipos de temas, los platico con los organizadores de eventos y expositores destacados en el podcast MUNDO EXPO, te invito a que ingreses a él y descubras lo que hemos platicado con ellos: 

Mundo Expo

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